تعلم مبدأ ABCD

 

قسم أي ورقة تمر عليك إلى أحد الأقسام التالية:

 

A-  إجراء فوري:

هذا النوع من الأوراق لا يحتاج إلى دراسة أو حفظ بل يحتاج منك قراراً فورياً. لا تضيع الوقت ولا تحتفظ بالأوراق بل اتخذ القرار فوراً وحولها إلى الشخص المعني.

 

 

B-   دراسة ثم إجراء:

هذا النوع يجب اتخاذ إجراء بشأنه ولكن بعد الدراسة أو الاستشارة أو جمع المعلومات، احتفظ بهذا النوع من الأوراق في درج خاص وأضفها إلى جدول أعمالك.

 

C-   أوراق للحفظ:

احتفظ بهذه الأوراق في أرشيفك ورتبها، وعادة ما تكون هذه الأوراق لها أهمية قانونية أو ذكرى مهمة أو ستحتاج للرجوع إليها خلال أقل من 3 سنوات.

 

D-  أوراق إلى سلة المهملات:

كل الأوراق التي لا تنطبق عليها التقسيمات أعلاه يجب رميها في سلة المهملات دون تردُّد، وإلا ستجتمع لديك أوراق كثيرة لا تحتاجها.

 


 المتابعة والمراقبة

 

v      الرقابة وصفاتها

v      مبدأ إعادة تحليل الوقت

ضع أولوية لما تتعلمه سواء كانت دورات مجانية بـ مراكز تدريب أو كورسات أون لاين ، عليك بالتسجيل بـ سيرتيفايند دوت كوم للحصول على لذلك

المتابعة والمراقبة

 

إن التخطيط بلا تنفيذ.. ضرب من الآمال الحالمة

وتضييع للوقت.. والتنفيذ بلا متابعة.. لا جدوى منه.

 

v  إن الرقابة هي مقارنة ما سبق تخطيطه بما تم تنفيذه وإنجازه بهدف تحديد الانحرافات والاستفادة من الإيجابيات وتجنب السلبيات ووضع مقترحات لعلاجها.

 

v     إن الرقابة الفعَّالة تتصف بالآتي:

1-   الفورية: لا بد أن تكون المتابعة أولاً بأول مع التنفيذ لعلاج أي قصور قبل فوات الأوان.

 

2-  الدورية والاستمرار: فيجب أن تظل الرقابة مستمرة دون انقطاع.. ويجب تجميع النتائج في فترات دورية حسب الخطة لمعالجة القصور في كل مرحلة.

 

3-   رقابة اقتصادية: بمعنى ألا تستهلك من الوقت والجهد ما يفوق العائد المتوقع منها.

 

2-    رقابة إصلاحية: فلا تكون أبداً بهدف تسجيل الأخطاء والمعاقبة أو المعاتبة.. بل بهدف العلاج.

 

3-   رقابة مرنة: فهي ليست مجرد إجراءات جامدة منفصلة عن الواقع، وإنما تتناسب مع الخطة وتتكيَّف مع ظروف تنفيذها.

v     إن الرقابة في إدارة الوقت تعني مبدأ واحداً وخطيراً هو:

مبدأ إعادة تحليل الوقت

 

مبدأ إعادة التحليل

 

إن العادات القديمة السيئة تعود سريعاً، لقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم الناس يعودون إلى ممارسة عاداتهم السيئة القديمة.

 

لا بد من إعادة تحليل وقتك بعد "ثلاثة إلى ستة شهور".. ثم بعد ذلك لا بد من إعادة التحليل سنوياً على الأقل.

 

v  بعد 4 – 6 أسابيع من بداية خطتك، استخدام استقصاء الوقت النهائي لترى في أي من المواضع تتصرف بشكل جيد.. وفي أيها ما زلت تحتاج إلى تدريب.

 

v     اجعل هذا الكتاب في متناول يدك.. ارجع إليه حين تحتاج إليه.. واطلب المساعدة وقت أن تحتاجها.